Введение: учебное руководство PRINCE2 Foundation

Материал из PRINCE2 wiki русский
Перейти к: навигация, поиск

Эта статья также доступна на языках: Английский,Французский, Польский, Португальский, Итальянский, Датский.

Официальное руководство PRINCE2 для менеджеров проектов называется «Управление успешными проектами с PRINCE2»; это отличное справочное руководство. Руководство предназначено для:

  • Опытных менеджеров проектов, которые хотят изучить PRINCE2.
  • Менеджеров проектов, которые хотят иметь справочное пособие по PRINCE2.

Это учебное руководство по основам PRINCE2 отличается от официального следующим:

  • Оно ориентировано на учебный план экзамена Foundation.
  • Это в большей степени учебное руководство, чем справочник.
  • Термины PRINCE2 объясняются на примерах, что упрощает понимание.
  • Руководство написано простым языком, так что вы все поймете при первом же прочтении.
  • Мы предоставили множество примеров управленческих документов.
  • Представлен обзор временной шкалы проекта, чтобы помочь понять, как проект разделен.
  • Вопросы в конце каждой главы дают хорошую возможность проверить свои знания.
  • Доступно в формате PDF (проще искать и находить информацию, которую вы ищете).

Таким образом, если вы хотите узнать PRINCE2 и подготовиться к экзамену PRINCE2 Foundation, то используйте это учебное руководство PRINCE2 Foundation. Если вы хотите очень хороший справочник, то используйте официальное руководство PRINCE2 «Управление успешными проектами с PRINCE2».

Что такое проекты?

Проекты рассматриваются как способ внесения изменений, поэтому они являются уникальными по своей природе, то есть, никогда не бывает двух одинаковых проектов. Некоторые из вас могут подумать, что в вашей компании похожие проекты все же повторяются. Если они совершенно идентичны, то они называются процессами; и процессы, которые повторяются, называются «бизнес как обычно» или операции. Давайте начнем с более общего определения проекта. Я взял это из Википедии:

Проект представляет собой уникальный ряд операций, направленных на достижение уникальной цели в конкретные сроки с ограниченными затратами. Мне нравится это определение, оно лаконичное и его легко понять. Оно упоминает такие термины, как «ряд операций», «уникальная цель» и «конкретные сроки с ограниченными затратами».

Другое определение проекта выглядит следующим образом:

Проект - это временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. Это может звучать как что-то из Стартрека, но это на самом деле определение из свода знаний по управлению проектами (PMBoK®). Теперь давайте посмотрим, что PRINCE2 говорит о том, что такое проект. Это цитата из руководства:

Проект - это временная организация, которая создана с целью поставки одного или нескольких бизнес-продуктов согласно утвержденному экономическому обоснованию.

Вы можете не понять это сразу, поскольку сперва вам нужно узнать немного больше о PRINCE2. Это начнет иметь больше смысла в течение нескольких минут, как только я объясню, что подразумевается под "временной организацией" и "экономическим обоснованием", которые упоминаются в определении.

Слово "организация" относится к команде проекта, лицам, участвующим в проекте, и тому, как они связаны друг с другом. Каждый проект имеет определенное начало и конец, поэтому он носит временный характер. Помните, что проекты, которые длятся неопределенное время, называются «операции» или «бизнес как обычно» и не являются проектами (например, техническое обслуживание программного обеспечения). Экономическое обоснование является одним из документов, которые существуют в проекте PRINCE2. Оно включает такие сведения, как причины для выполнения проекта, выгоды, информацию о затратах и времени, расчет окупаемости инвестиций (ROI).

Почему нужен метод управления проектом?

Управление проектами включает планирование, делегирование, мониторинг и контроль проекта; другими словами - администрирование проекта. Роль менеджера проекта необходима для достижения целей проекта в рамках целевых показателей, установленных для времени, стоимости, качества, объема работ, выгод и риска.

Давайте рассмотрим некоторые типичные ситуации, которые могут пойти неправильно в проекте:

  • Пример проекта: Новый дом
  • Справочная информация
    • Отдельные фирмы-субподрядчики используются для выполнения различных специальных работ (отопление, электричество, арматура и др.).
    • Как вы можете себе представить, возможно, потребуется управлять этими субподрядчиками.
  • Сценарий 1:
    • Вы узнаете, всего за неделю до прибытия сантехников, что они могут задержаться на месяц.
  • Результат этого сценария
    • Это повлияет на большинство запланированных работ.
    • Будет трудно изменить график других подрядчиков.
    • Возможно, вам все равно придется оплатить часть стоимости их работ (текущие условия контракта).
  • Сценарий 2:
    • Во время установки новых оконных рам вы можете обнаружить, что проемы слишком малы.
  • Результат
    • Опять же, это может повлиять на оставшуюся часть проекта и выбить его их графика.

Как видите, человеку (то есть менеджеру проекта) необходимо планировать работу, контролировать её, делать многочисленные проверки и подтверждения, иметь дело с риском, разрешать инциденты по мере их возникновения, определять области для сокращения расходов и так далее.

Некоторые другие распространенные сбои проектов:

  • Недостаточно точное определение продуктов в начале, приводящее к разработке неправильных продуктов.
  • Недостаточность коммуникаций, приводящая к тому что над проектом сгущаются тучи.
  • Плохая оценка времени и стоимости, что может привести проект к перерасходам.

Итак, я надеюсь, что вы видите, что есть необходимость в хорошем методе управления проектами.

Пять характеристик проекта

Проекты имеют ряд характеристик, которые определяют их отличие от "бизнеса как обычно" или повторяющихся процессов.

  • Изменения: Проекты являются способом внесения изменений. Пример: Новый сайт изменит способ покупки клиентами товаров.
  • Временные: Всегда должны быть определены начало и конец проекта, и он должен завершиться после создания необходимых продуктов. Текущее обслуживание продукта происходит после проекта и не является частью проекта.
  • Кросс функциональные: Проект включает в себя людей разного старшинства из различных департаментов, которые работают вместе на протяжении проекта.
  • Уникальные: Каждый проект уникален, поскольку в каждом проекте всегда есть что-то отличное. Пример: Строительство 4-го дома может отличаться следующим: расположением, небольшой разницей в дизайне, владельцами которые хотят изменить некоторую фурнитуру.
  • Неопределенность: Поскольку части проекта являются уникальными, это вносит неопределенность, так как вы не на 100% уверены в том, как это будет работать. Используя приведенный выше пример, владельцы могут постоянно менять свое мнение, часть выбранной фурнитуры может не прибыть вовремя, температура может упасть ниже нуля, и др.

Это - пять характеристик проекта.

Что такое PRINCE2?

PRINCE2 - это универсальный методом управления проектами, поэтому он может быть использован для любого проекта, от 1-2х дневного проекта для ТВ, например, как «Ученик» («The Apprentice», популярная телепередача в Великобритании и США), приобретение компании или даже строительство главного стадиона для Лондонской Олимпиады 2012 года.

PRINCE2 отделяет уровень управления от уровня выполнения работ, на котором создаются требуемые проектом продукты (работа специалистов). Это означает, что же уровень управления может использоваться для различных типов проектов. Уровень управления относится к организации проекта, как например совет проекта, менеджер проекта и команды. Вы увидите это более ясно после того как мы обсудим модель процесса.

Проект PRINCE2 должен включать все 7 принципов; они будут рассмотрены и объяснены в следующей главе. 7 принципов:

(Примечание: Не беспокойтесь, если вы не понимаете, что они означают на данный момент.)

1. Непрерывное бизнес-обоснование 2. Обучение на опыте 3. Определенные роли и обязанности 4. Управление по стадиям 5. Управление по исключению 6. Фокус на продуктах 7. Адаптация для соответствия проектной среде

Шесть переменных / шесть целевых показателей

6 переменных / целевых показателей: Сроки, затраты, качество, объем работ, выгоды и риск. Вы также могли бы сказать, что это шесть аспектов производительности, которыми необходимо управлять во время проекта.

Простой способ запомнить их - использовать мнемоническое сочетание "СРОК ЗатраВ" Это даст вам Cроки, Риски, Объем, Качество, Затраты и Выгоды.

Взгляните на следующий пример приборной панели для менеджера проекта. Она имеет набор шкал для каждого из 6 целевых показателей и менеджер проекта будет отслеживать их во время проекта.

Panel ru.png

Переменная Описание
Сроки Вопрос для сроков - «Когда проект закончится?»
Стоимость Проекты должны обеспечивать окупаемость инвестиций; поэтому вопросы следующие: «Контролируются ли расходы?» и «Находимся ли мы в рамках бюджета?»
Качество Можно ли будет использовать продукт по завершении проекта (другими словами, подходит ли он для своих целей) и проходят ли продукты проверки качества?
Объем работ Насколько четко определен и ясен для всех заинтересованных сторон объем работ? Менеджеру проекта необходимо озаботиться тем, чтобы избежать расползания объёма - бесконтрольного добавления новых требований во время выполнения проекта.
Выгоды Почему мы занимаемся этим проектом и каковы выгоды? Выгоды должны быть известны, четкие и поддающиеся измерению, и выгоды должны быть поставлены проектом.
Риск Все проекты уникальны, следовательно, есть риск. Как можно управлять рисками и сколько риска мы можем взять на себя? Например, в проекте постройки дома, что произойдет, если исчезнет один из субподрядчиков?

6 variables ru.png

PRINCE2 касается планирования, делегирования, мониторинга и контроля всех шести переменных (показателей) проектов. PMBoK использует термин «6 конкурирующих ограничений проекта»

Структура PRINCE2 (элементы)

Руководство PRINCE2 говорит, что метод PRINCE2 состоит из 4 основных частей и PRINCE2 выбрал термин "элементы" (или интегрированные элементы) для представления этих 4 частей. Эти элементы следующие: Принципы, темы, процессы и адаптация. Вы можете использовать структуру этого руководства, чтобы запомнить их. Для начала у вас есть принципы, затем темы, процессы и, наконец, последняя глава - адаптация.

Elements ru.png

Структура PRINCE2

  • Принципы: PRINCE2 говорит, что каждый проект должен состоять из 7 принципов PRINCE2 (другими словами, «лучших практик» или характеристик хорошего проекта).
  • Темы: Темы дают ответ на вопрос «Какие элементы должны постоянно рассматриваться во время каждого проекта?», например, экономическое обоснование, организация, качество и изменения.
  • Процессы: Процессы предоставляют информацию то том, какие операции и кем выполняются в ходе проекта. Процессы также отвечают на вопрос «Какие продукты должны быть созданы и когда?»
  • Адаптация: Адаптация отвечает на один из самых распространенных вопросов от менеджеров проектов: «Как лучше применить PRINCE2 к моему проекту или моей среде?»

Преимущества использования PRINCE2

Как вы, возможно, могли бы себе представить, есть много преимуществ для использования метода управления проектами; это относится и к PRINCE2. Я перечислю некоторые из них ниже. Вам не нужно это запоминать, но хорошо быть в курсе. Я также приведу некоторые примеры, где это необходимо.

  • Преимущество 1: Лучшая практика: PRINCE2 использовался на протяжении более чем 30 лет во многих тысячах проектов, и PRINCE2 продолжает извлекать уроки их этих проектов. Таким образом, все отзывы, предложения, уроки из других методов и дискуссии помогли PRINCE2 стать наилучшей практикой.
  • Преимущество 2: PRINCE2 может применяться к любому типу проекта. Это означает, что PRINCE2 может использоваться для проектов начиная от организации совещания и до огромных проектов, масштаба проведения выборов, организации конференции, строительства моста, или разработки ИТ-системы.
  • Преимущество 3: PRINCE2 предоставляет структуру для ролей и ответственности (её также называют «Роли и обязанности»). Все лица команды по управлению проектом должны знать, что от них ожидается. Это даже более важно для менеджеров проектов, поскольку в их обязанности входит проверять, что задачи выполнены, как было согласовано.
  • Преимущество 4: PRINCE2 ориентирован на продукт; это означает, что продукт хорошо определен в начале проекта и это определение доводится до сведения всех заинтересованных сторон. В результате все имеют одинаковое представление того, над чем они работают, и что ожидается от конечного продукта.
  • Преимущество 5: PRINCE2 использует управление по отклонению. Это позволяет менеджеру проекта решать определенные инциденты проекта, но как только инцидент выходит за установленные рамки допуска, он становится исключением. После этого исключение должна быть эскалировано на следующий, более высокий уровень управления. Мы могли бы сказать, что управление по исключению позволяет вышестоящему уровню руководства управлять нижестоящим уровнем.
  • Преимущество 6: PRINCE2 продолжает оценивать жизнеспособность проекта с точки зрения экономического обоснования, и это происходит на протяжении всего жизненного цикла проекта. Если, например, ожидаемая окупаемость инвестиций становится маловероятной в любой момент времени выполнения проекта, то он должен быть остановлен.

Вы увидите и другие преимущества, когда продолжите этот курс.

Что делает менеджер проекта?

Возможно, у вас уже есть хорошая идея о том, что делает менеджер проекта, но очень часто менеджеры проектов обнаруживают, что выполняют множество задач, пытаясь сохранить проект в рамках плана. Это может показаться хорошей идеей на первый взгляд, в долгосрочной перспективе они перестанут управлять проектом.

Давайте начнем с самого начала. Существует проект, который необходимо выполнить, и поэтому необходимо создать план проекта. Обычно, это одна из первых задач менеджера проекта при запуске проекта. Он создает план с помощью специалистов и это включает в себя такие задачи, как проведение воркшопов по планированию, определение продуктов, действий и зависимостей, оценку необходимых ресурсов, планирование этих мероприятий и определение ролей и обязанностей.

Основная цель менеджера проекта заключается в том, чтобы увидеть, что проект идет по плану. Он просматривает завершенные задачи, получает подписи, убеждается, что следующие задачи можно запустить и так далее. Другими словами менеджер проекта контролирует, насколько хорошо идет работа по плану проекта. Я буду повторять эту строку на случай, если когда-нибудь в лифте вас спросят, что вы делаете. Вы можете сказать: «Я контролирую, насколько хорошо идет работа по плану проекта».

Мониторинг 6 переменных / целевых показателей Менеджер проекта будет также постоянно контролировать 6 переменных, которые мы только что обсуждали, и они - часть любого проекта. Это сроки, затраты, качество, объем работ, выгоды и риск.

Решение инцидентов Менеджер проекта также должен решать инциденты по мере их возникновения. В случае небольших инцидентов он может выбрать решить их самостоятельно (например, оформить дополнительный день работы поставщика, чтобы решить проблему и вернуть проект в плановый график). Если случается инцидент, который может вывести стадию за рамки набора допусков, менеджер проекта может эскалировать его совету проекта.

Ускорение проекта Еще одна задача менеджера проекта, которую иногда забывают, это искать возможности для ускорения проекта и снижения затрат.

В заключение я рекомендую, чтобы менеджеры проектов тратили необходимое время для определения и согласования ролей и обязанностей в начале проекта. В зависимости от вашей компании, вам могут понадобиться хорошие навыки общения, чтобы сделать это. Это пойдет на пользу проекта и также может предотвратить некоторые заинтересованные стороны от возвращения их работы и обязанностей обратно менеджеру проекта.

Программа экзамена PRINCE2 Foundation

Вот некоторая информация об экзамене PRINCE2 Foundation.

  • Время: 1 час
  • Вопросы: 75 вопросов
  • Тип: Множественный выбор
  • Проходной балл: 50%
  • Книга: Нельзя использовать руководство PRINCE2 во время экзамена Foundation

Экзамен уровня PRINCE2 Foundation стремится измерить, может ли кандидат выступать в качестве информированного члена проектной команды в проекте, использующем метод PRINCE2, в среде, поддерживающей PRINCE2. Таким образом, кандидаты должны показать, что они понимают структуру и ключевую терминологию метода.

Это учебное руководство PRINCE2 Foundation соответствует программе экзамена PRINCE2 Foundation. Если вы хотите иметь дополнительную справочную информацию, обратитесь к учебному руководству PRINCE2 Practitioner (Практик) или официальному руководству PRINCE2.

Ссылки